دانشجویان پس از تصویب پیشنهاده ( پروپوزال)، به این سامانه مراجعه و اطلاعات پیشنهاده خود را ثبت و شناسه رهگیری دریافت می‌كنند.کدهای ثبت شده پیشنهاده (پروپوزال) باید پس از ثبت دانشجو به تایید دانشگاه برسد که تا زمان دفاع پایان نامه کار تکراری بر روی موضوع ثبت شده انجام نگردد.
دانشجویان پس از دفاع از پایان نامه با مراجعه به این سامانه پس از ثبت و بارگذاری فایل تمام‌متن و تأیید ایرانداک، آماده پذیرش دانشگاه می‌شوند. دریافت شناسه رهگیری به‌‌منزله ثبت پایان‌نامه یا رساله در سامانه است و دانشجو باید آن را برای گام‌های بعدی به مؤسسه محل تحصیل اعلام کند. سپس دانشگاه وارد سامانه می‌شود و اطلاعات دانشجو را بررسی و اگر تأیید کند، در سامانه ثبت پایانی می‌شود. پس از این گام‌ها، مدارک سازمان‌دهی و در چارچوب آیین‌نامه یاد شده در پایگاه اطلاعات علمی ایران (گنج) به نشانی ganj.irandoc.ac.ir در اختیار همگان گذارده می‌شود.
دریافت راهنمای تصویری ثبت پایان‌نامه، رساله، و پیشنهاده
مراحل تحویل پایان نامه جهت انجام امور فارغ التحصیلی
پرسش های همیشگی
برای دریافت کد رهگیری، ابتدا در سامانه نام‌نویسی کنید. پس از نام‌نویسی، روی پیوند تأیید نام‌نویسی که به رایانامه (ایمیل) شما فرستاده شده است، کلیک کنید. با تأیید این رایانامه می‌توانید وارد سامانه شوید و اطلاعات و فایل پایان‌نامه/ رساله خود را ثبت و کد رهگیری دریافت کنید. فرایند نام‌نویسی در سامانه و دریافت کد رهگیری در راهنمای تصویری نشان داده شده است.
اگر رایانامه (ایمیل) تأیید نام‌نویسی را دریافت نکرده‌اید، وارد صفحه اصلی سامانه شوید و در قسمت ورود به سامانه، رایانامه و گذرواژه (رمز عبور) خود را وارد کنید. رایانامه تأیید نام‌نویسی دوباره برای شما فرستاده می‌شود.
پس از دریافت كد رهگیری از سامانه، فایل‌های pdf و Word دریافت شده از دانشجویان، برای بررسی در اختیار کارشناسان ایرانداک گذاشته و پس از 72 ساعت پاسخ داده می‌شود. اگر فایل فرستاده شده درست و كامل باشد، دانشجویان باید برای تأیید نهایی به کتابخانه مرکزی دانشگاه مراجعه کنند. اگر فایل‌ها درست و کامل نباشند، باید فایل جایگزین فرستاده شود تا دوباره فرایند بررسی و تأیید انجام پذیرد.
تا پیش از تأیید نهایی کتابخانه مرکزی، می‌توانید همه اطلاعات ثبت‌شده را (به جز رایانامه و شماره ملی) اصلاح و ویرایش کنید.
می‌توانید وضعیت مدرک ثبت شده را در قسمت درخواست‌های گذشته کارتابل خود ببینید. هم‌چنین، همه گام‌های سامانه به وسیله رایانامه (ایمیل) و پیامک به آگاهی شما خواهد رسید.
بر اساس دستور کار وزارت علوم، تحقیقات، و فناوری، بایسته است همه صفحه‌های پایان‌نامه/ رساله (پارسا) از ابتدا (صفحه عنوان فارسی) تا پایان (صفحه عنوان لاتین) با دو فرمت word و pdf در سامانه بارگذاری شود. فایل اصلی پایان‌نامه‌ها و رساله‌هایی که فرمت آنها Word نیست باید «زیپ» شوند و فایل «زیپ» به جای فایل Word فرستاده شوند. کارشناسان هنگام بررسی چنین فایل‌هایی، نرم‌افزارهای مناسب را برای باز کردن و دیدن آنها به کار می‌برند. دانشجویان رشته های ریاضی و آمار علاوه بر فایل Pdf و Ftex پایان نامه، باید فایل Word شامل صفحه عنوان فارسی و لاتین، چکیده فارسی و لاتین، فهرست مندرجات و فهرست منابع و ماخذ خود را در سامانه بارگذاری نمایند. اگر ایرانداک یا کتابخانه مرکزی فایل‌های شما را تأیید نکنند، آنها به شما بازگردانده می‌شود تا فایل درست را در سامانه بارگذاری کنید.
خیر. شما با نام کاربری پیشین (رایانامه) خود می‌توانید وارد سامانه شوید، و نیازی به نام‌نویسی دوباره نیست. در صورتی که رایانامه (ایمیل) خود را به یاد نمی‌آورید و یا به آن دسترسی ندارید، از راه کاربرگه درخواست ویرایش اطلاعات، رایانامه جدید خود را اعلام کنید.
در صورتی که شماره ملی شما درست نیست، از راه کاربرگه درخواست ویرایش اطلاعات، شماره ملی خود را اعلام کنید.
گذرواژه یا رمزعبور عبارتی است، بیش از 6 کاراکتر که ازسوی شما برای ورود به سامانه انتخاب می‌شود. در انتخاب گذرواژه از هر کاراکتری شامل حرف، عدد و یا نشانه‌ها می‌توانید استفاده کنید.
برای استفاده از هر یک از سامانههای ایرانداک (پیشینه پژوهش، همانندجو، ثبت پایان نامه)، لازم است جداگانه در آن نام‌نویسی کنید. فرایند نام‌نویسی در سامانه و دریافت کد رهگیری در راهنمای تصویری نشان داده شده است.
لطفا برای مشاهده بهتر سامانه از مرورگر Internet Explorer استفاده نکنید.