فهرست‌نویسی فرایندی است علمی و پژوهشی برای آماده‌سازی یک مجموعه و تعیین شناسه‌های لازم برای مدارک موجود در یک مجموعه به‌نحوی‌که دستیابی سریع و صحیح را به آن مدرک میسر سازد؛ بنابراین، این فرایند فرد را قادر می‌سازد تا کتابی را با مشخصات مؤلف، عنوان یا موضوع پیدا کند و این امکان را فراهم می‌آورد تا در کتابخانه همه آثار مربوط به یک مؤلف و کتب هم موضوع در کنار هم قرار بگیرند. بخش فهرست‌نویسی و سازمان‌دهی مواد، در طبقه چهارم این کتابخانه واقع‌شده است. این بخش وظیفه فهرست‌نویسی و آماده‌سازی مجموعه کتاب‌های فارسی، عربی، انگلیسی و سایر زبان‌ها را با استفاده سر عنوان‌های موضوعی فارسی و لاتین، طرح‌های رده‌بندی و گسترش‌های رده‌بندی کتابخانه ملی ایران، فهرست مستند اسامی مشاهیر و مؤلفان، جهت ذخیره و بازیابی در نرم‌افزار جامع کتابخانه (سیمرغ) بر عهده دارد. علاوه بر وظایف فوق مسئولیت وجین مجموعه منابع چاپی، همکاری برای شناسایی و فراهم آوردن منابع جدید، تایپ و اصلاح اطلاعات مربوط به منابع فارسی و لاتین فهرست شده و کنترل منابع موجود در نرم‌افزار کتابخانه برای جلوگیری از تکرار در کار خرید بر عهده این بخش می باشد. منابع آماده‌شده جهت نصب تگ، برچسب و بارکد به بخش آماده‌سازی فرستاده می‌شود و درنهایت به مخزن کتابخانه يا بخش مرجع ارسال می‌گردد.