در اجرای تبصره (2) ماده (33) قانون خدمت وظیفه عمومی، دانشجویانی که در مقاطع مختلف تحصیلی مشغول به تحصیل بوده و در مدت زمان تعیین شده در تبصره (1) ماده (33) قانون یعنی در سنوات اولیه تحصیلی موفق به فراغت از تحصیل نشده‌اند، در صورت تصویب کمیسیون موارد خاص دانشگاه حداکثر به مدت یکسال می‌توانند از سنوات ارفاقی استفاده نمایند. با توجه به بررسی‌های به عمل آمده عده زیادی از دانشجویان علی رغم اخذ سنوات ارفاقی قادر به اتمام تحصیل خود نمی‌شوند و با مراجعه به معاونت‌های وظیفه عمومی، تقاضای اخذ سنوات تحصیلی بیشتری را دارند. این موضوع در جلسات داخلی سازمان مورد بررسی قرار گرفت و نتیجه به شرح ذیل جهت آگاهی و اقدام لازم ارسال می‌گردد:

1-      از طریق وزارتین علوم و بهداشت یا سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی طوری برنامه ریزی و اطلاع رسانی گردد تا دانشگاه‌ها در موعد مقرر نسبت به تشکیل کمیسیون موارد خاص اقدام نموده و انجام تمامی مراحل اداری (من جمله طرح در کمیسیون و ارسال نتایج به وظیفه عمومی)، برای مشمول خلاء تحصیلی ایجاد ننماید. لذا در این راستا برابر تبصره (2) ماده (11) آیین نامه اجرایی معافیت تحصیلی، در صورت وجود شرایط ادامه تحصیل، دانشگاهها موظفند حداکثر ظرفت مدت 3 ماه از پایان سنوات اولیه تحصیلی نسبت به درخواست سنوات ارفاقی مشمولان، برابر فرم شماره (1) مراتب را به دفتر پلیس +10اعلام نمایند. علی هذا در جهت مساعدت به دانشجویان و استفاده تمامی واجدین شرایط برخورداری از سنوات ارفاقی مقرر گردید، در صورت موافقت کمیسیون موارد خاص دانشگاه مبنی بر ادامه تحصیل دانشجو، امکان ثبت درخواست سنوات ارفاقی حداکثر ظرف مدت 6 ماه پس از اتمام سنوات تحصیلی اولیه توسط دفاتر پلیس +10 انجام گردد. در صورت عدم ثبت درخواست سنوات ارفاقی در مدت فوق، سامانه مجاز به پذیرش و ثبت درخواست‌های موردنظر نبوده و بنابراین به هیچ وجه سنوات ارفاقی به مشمول تعلق نخواهد گرفت.

2-     دانشجویان مشمول در مقاطع مختلف، به شرطی می‌توانند از سنوات ارفاقی بهرمند شوند که امکان فراغت از تحصیل طی مدت سنوات ارفاقی را داشته باشند، لذا در صورت دارا بودن شرایط زیر به صورت مرحله‌ای می‌توانند از ترم اول سنوات ارفاقی بهره‌مند شوند.

* کاردانی و کارشناسی ناپیوسته: به شرط آنکه واحدهای درسی گذرانده شده حداقل 50 واحد و معدل کل نیز حداقل 12 باشد.

* کارشناسی پیوسته: به شرط آنکه تعداد واحدهای درسی گذرانده شده حداقل 100 واحد بوده و معدل کل نیز حداقل 12 باشد.

* کارشناسی ارشد ناپیوسته: به شرط آنکه تعداد واحدهای درسی گذارنده شده حداقل 18 واحد بوده و معدل کل نیز حداقل 14 باشد.

* دکترای پیوسته (حرفه‌ای): به شرط آنکه تعداد واحدهای درسی گذرانده شده حداقل 18 واحد بوده و معدل کل نیز حداقل 14 باشد.

* دکترای تخصصی ناپیوسته: به شرط آنکه تعداد واحدهای درسی گذرانده شده حداقل 18 واحد بوده و معدل کل نیز حداقل 14 باشد.

3-     چنانچه مشمول تا پایان ترم اول سنوات ارفاقی موفق به فراغت از تحصیل نگردد، با ادامه تحصیل وی به شرطی در ترم دوم سنوات ارفاقی موافقت خواهد شد، که حداقل تعداد واحدهای درسی معینی را در ترم اول با شرط معدل کل فوق گذرانده باشد، این واحدهای پاس شده در ترم اول ارفاقی برای مقاطع مختلف به شرح ذیل می‌باشد:

کاردانی، کارشناسی (پیوسته یا ناپیوسته) 12 واحد بوده و برای مقاطع دکتری (پیوسته یا ناپیوسته) و کارشناسی ارشد (پیوسته، ناپیوسته) به شرط اتمام واحدهای نظری است. در صورت تحقق این شرط دانشگاه مجاز است مجدداً با تکمیل فرم درخواست سنوات ارفاقی (فرم شماره 1)، مشمول را جهت درخواست ترم دوم سنوات ارفاقی به دفتر پلیس 10+ ارجاع دهد.

4-     چنانچه دانشجویان مشمول حداکثر تا پایان سنوات ارفاقی موفق به فراغت از تحصیل گردند، از یکسال فرجه مهلت معرفی برخوردار خواهند بود. و در صورت پذیرش در مقاطع بالاتر می‌توانند طبق ماده (35) قانون از معافیت تحصیلی بهره‌مند شوند.

5-     چنانچه دانشجو نتواند تا پایان یکسال سنوات ارفاقی فارغ‌التحصیل شود، صرفاً در صورت داشتن پیشرفت تحصیلی در سنوات ارفاقی و امکان فراغت از تحصیل طی مهلت معرفی، با درخواست دانشگاه (برابر فرم شماره 2) و ثبت درخواست در دفتر پلیس +10، پس از احراز شرایط، صدور مجوز ادامه تحصیل در مهلت معرفی بدون لحاظ غیبت فراهم خواهد شد. ضمنا این مجوز نیز از طریق دفتر پلیس +10به صورت هوشمند صادر می‌گردد. بدیهی است در صورت عدم معرفی مشمول در مهلت قانونی (یکساله معرفی) وی وارد غیبت خواهد شد.

6-     برابر ماده (13) آیین نامه اجرایی معافیت تحصیلی، فارغ‌التحصیل شدن در مهلت یک ساله معرفی، مجوزی برای صدور معافیت تحصیلی در مقطع بالاتر نخواهد بود. بنابراین چنانچه دانشجو در مهلت معرفی فارغ‌التحصیل شود، به هیچ وجه حق ادامه تحصیل در مقطع بالاتر را نداشته و تا پایان خدمت دوره ضرورت یا اخذ معافیت دائم شرایط برخورداری از معافیت تحصیلی را نخواهد داشت.

7-     در صورتی که دانشجو در مهلت معرفی هم نتواند فارغ‌التحصیل شود وارد غیبت می‌گردد و به تناسب مدت تاخیر از 90 روز تا 180 روز اضافه خدمت در سوابق خدمتی وی به صورت سامانه‌ای و هوشمند درج خواهد شد. بدیهی است در این صورت مشمول تا پایان خدمت دوره ضرورت و یا اخذ معافیت دائم شرایط ادامه تحصیل در دانشگاه را نداشته و صرفاً بایستی با غیبت به خدمت اعزام گردد.

8-     صدور مجوز سنوات ارفاقی برای دانشجویان خارج از کشور، صرفا با درخواست وزارتخانه‌های مربوطه علوم، بهداشت یا سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی، همانند شرایط موصوف در این ابلاغیه بوده و از طریق مرکز عملیات مشمولان این سازمان اقدام می‌گردد.

9-     این ضوابط از مورخه 95/7/1 لازم‌الاجرا می‌باشد. بنابراین دانشگاه‌ها در فرصت باقیمانده ضمن اطلاع رسانی کامل به مشمولان طوری برنامه‌ریزی نمایند تا صرفا دانشجویانی را که طبق این ضوابط حائز شرایط ادامه تحصیل می‌باشند، جهت دریافت سنوات ارفاقی یا مجوز ادامه تحصیل در مهلت معرفی، به دفاتر پلیس 10+ ارجاع نمایند. در جهت جلوگیری از سرگردانی و مراجعات مشمولان به رده‌های وظیفه عمومی، از درخواست مجوز برای دانشجویان فاقد شرایط اعلامی خودداری گردد.