به استناد آیین نامه آموزشی تحصیلات تکمیلی دانشگاه، مدت مجاز تحصیل در دوره کارشناسی ارشد، چهار نیم سال یا دو سال و مدت مجاز تحصیل در دوره دکتری، هشت نیم سال یا چهار سال است. در صورتی که دانشجو در مدت مقرر دانش آموخته نشود، دانشگاه اختیار دارد مدت تحصیل وی را حداکثر تا دو نیمسال افزایش دهد .
در صورتی که دانشجو با سنوات ارفاقی ذکر شده موفق به دانش آموختگی نگردد و ادامه تحصیل ایشان از لحاظ مقررات آموزشی منعی نداشته باشد، دانشجو می تواند درخواست تمدید سنوات به مدت یک نیمسال تحصیلی دیگر را از شورای موارد خاص دانشگاه نماید.
- درخواست تمدید برای سنوات نیمسال هفتم دانشجویان کارشناسی ارشد و تمدید سنوات برای نیمسال یازدهم دانشجویان دکتری با ایجاد و ثبت "درخواست تمدید سنوات برای بار سوم" از طریق پیشخوان خدمت گلستان، درخواست بررسي مسائل آموزشي دانشجو، و به شرط تایید درخواست توسط استاد راهنما، مدیر گروه آموزشی، معاونت آموزشی دانشکده و شورای موارد خاص دانشگاه و با رعایت سایر شرایط و مقررات و اخذ موافقت نظام وظیفه برای دانشجویان پسر مشمول نظام وظیفه و موارد مربوط به دانشجویان روزانه/شهریه پرداز، قابل اقدام می‌باشد.
علاوه بر آن، طبق بخشنامه شماره 35295/3/3/41 مورخ 13/4/1397 سازمان امور دانشجویان وزارت عتف، لازم است کلیه دانشجویان دارای شرایط شورای موارد خاص ضمن ثبت درخواست و بارگذاری مدارک در سامانه جامع امور دانشجویی وزارت علوم (سجاد) به آدرس http://portal.saorg.ir اقدام و «کد رهگیری سامانه سجاد» دریافت نمایند.
مدارک مورد نیاز جهت بارگذاری در سامانه سجاد (برای دانشجویان دکتری):
- ذکر دلایل تمدید سنوات با تایید استاد راهنما
- کاربرگ گزارش پیشرفت تحصیلی مربوط به نیمسال قبل
- تصویر صورتجلسه آزمون جامع
- نظر استاد راهنما مبنی بر شرح پیشرفت پایان نامه و زمان احتمالی دفاع
- مکاتبات انتظار چاپ مقاله
از آنجایی که بررسی شرایط آموزشی هر دانشجو، جزو وظایف خود دانشجو بوده و ارائه درخواست جهت بررسی پرونده در شورای موارد خاص (بر اساس مستندات و مدارک ارائه شده) توسط شخص دانشجو ضروری است لذا دانشگاه وظیفه ای در قبال کنترل شرایط ادامه تحصیل دانشجویان کمیسیونی ندارد. همچنین در صورت عدم اقدام و ارائه درخواست و مدارک به موقع، طبق آئین نامه آموزشی، دانشجوی فاقد مجوز ادامه تحصیل از سوی شورای موارد خاص دانشجوئی، از ادامه تحصیل محروم گردیده و اخراج آموزشی می شود.
- توجه: با توجه به زمان بر بودن روند بررسی پرونده در شورای موارد خاص، لازم است دانشجویانی که قصد ادامه تحصیل را دارند درخواست، مدارک و مستندات خود را بر اساس تقویم آموزشی ارائه نمایند .
به درخواست های خارج از تقویم آموزشی ترتیب اثر داده نمی شود.
درصورت عدم ثبت درخواست در سامانه های مذکور، امکان رسیدگی به پرونده دانشجو وجود نخواهد داشت.